Мюнхен — це високий темп: безліч дрібних закупівель, короткострокові рішення, постійна зміна постачальників. З точки зору бухгалтерії, основні трудовитрати виникають не під час самого проведення операцій, а там, де розривається ланцюжок документації – тобто між отриманням рахунку, його реєстрацією та оплатою. Саме на цьому етапі найчастіше зосереджуються податкові перевірки та перевірки ПДВ.
Практичні процеси замість ідеальних моделей
Ефективний процес бухгалтерського обліку має витримувати навантаження навіть у стресові дні. Вирішальним є не формальний порядок, а повторюваність дій.
- Централізоване отримання рахунків: єдина електронна пошта та фізичне місце збору документів для кожної філії.
- Фіксований щотижневий ритм: 30–45 хвилин на класифікацію документів, доповнення відсутніх даних та маркування відкритих питань.
- Примітки безпосередньо на документах: зазначайте мету закупівлі, проєкт або особливості прямо на чеку чи рахунку, а не в месенджерах.
- Жодних проводок без документа: використання внутрішніх ордерів (Eigenbelege) лише у виняткових випадках з чітким обґрунтуванням.
Під час перевірок важлива не «елегантність» системи, а те, чи є процес зрозумілим, описаним і чи дотримуються його на практиці.
Дізнатися більше про бухгалтерський облік у Німеччині можна тут: https://buchhaltungs-leitfaden.de/
Документи, GoBD та електронні рахунки 2026
Для внутрішніх операцій у сфері B2B з 01.01.2025 діє обов’язкове використання електронних рахунків (E-Rechnung). 2026 рік є перехідним для багатьох МСБ: рахунки продовжують надходити у змішаному вигляді — паперові, PDF та структуровані електронні формати (XRechnung, ZUGFeRD).
Вирішальним є не сам формат, а контрольоване отримання та незмінне зберігання оригіналів.
Мінімальні стандарти на практиці
- Єдиний канал входу: рахунки надходять на визначену поштову скриньку або за конкретною адресою.
- Незмінність: первинні документи не редагуються заднім числом; коригування здійснюється через сторнування або офіційне виправлення.
- Електронний рахунок: структурований набір даних (наприклад, XML) має зберігатися в оригінальному вигляді; у випадку гібридних форматів він архівується разом із візуальною частиною.
- Документація процедур (Verfahrensdokumentation): коротка, ділова, актуальна. Достатньо однієї сторінки, якщо описані в ній правила реально виконуються.
Відповідність принципам GoBD — це не наклейка на програмному забезпеченні, а поєднання правильного процесу, документації та реального застосування.
Ліміт GWG 2026: менше про податки, більше про документи
Ліміт малоцінних активів (GWG) у 2026 році залишається на рівні 800 євро нетто для рухомих активів, що можуть використовуватися самостійно. Як альтернатива, можливе формування збірної позиції (Sammelposten) для придбань вартістю від 250 до 1 000 євро нетто.
На практиці проблеми виникають не через перевищення ліміту, а через оформлення рахунку:
- нечіткі назви товарів (наприклад, «аксесуари», «комплект»);
- відсутність дати надання послуги або поставки;
- неможливість визначити, чи здатний актив до самостійного використання.
Типовий спірний випадок: окремий пристрій чи комплектуюче. Планшет, що працює автономно, класифікується інакше, ніж модуль розширення. Точні дані в рахунку допоможуть уникнути виправлень у майбутньому.
Типові випадки та реальні пастки
| Випадок | Мінімальна необхідна документація | Проблема на практиці |
|---|---|---|
| Отримання електронного рахунку | Структурований набір даних + підтвердження оплати | Архівується лише PDF, XML відсутній |
| Представницькі витрати | Рахунок, мета зустрічі, список учасників | Неповні дані призводять до втрати права на податковий кредит |
| Малоцінні активи (GWG) | Чітка назва, закріплення за проєктом/користувачем | Дискусії щодо можливості самостійного використання |
| Каса | Z-звіт, касовий звіт | Коригування заднім числом без залишення слідів |
Декларація з ПДВ (UStVA): терміни, ліміти, ліквідність
Право на податковий кредит залежить виключно від формально правильного рахунку. Якщо відсутній хоча б один обов’язковий реквізит, право на відрахування втрачається — незалежно від того, чи було здійснено оплату.
Порогові значення у 2026 році
- Понад 9 000 € податку за попередній рік: щомісячна подача декларації;
- До 2 000 €: можливе звільнення від попередніх декларацій;
- Новостворені компанії: як правило, щомісячно в рік заснування та наступний рік.
Створення окремого резерву на ПДВ на банківському рахунку — це не розкіш, а засіб забезпечення ліквідності компанії.
Каса та готівка: фокус перевірок 2026
В операціях з готівкою головна увага приділяється прозорості. Ключові терміни: TSE (технічний засіб захисту), DSFinV-K-Export та постійний обов’язок реєстрації електронних касових систем.
- щоденне закриття каси або акт перерахунку готівки;
- жодних змін заднім числом без документального супроводу;
- мінімізація готівкових операцій за можливості.
Щомісячне закриття для МСБ
- Звірка всіх банківських рахунків.
- Перевірка дебіторської та кредиторської заборгованості (Offene Posten).
- Інвентаризація каси на кінець місяця.
- Перевірка ключових показників на логічність.
Розбіжності майже завжди пов’язані з документами, а не з помилками в розрахунках.
Чек-лист для передачі справ бухгалтеру
- Визначено централізований канал отримання рахунків.
- Електронні рахунки архівовані разом із XML-файлами.
- Враховано та задокументовано ліміти малоцінних активів (GWG) 2026.
- Терміни подачі декларацій ПДВ внесені до календаря.
- Касові процедури задокументовані.
- Щомісячне закриття проводиться за єдиним стандартом.